Tempête sous un crâne : retour d’expérience sur un atelier collaboratif en ligne presque raté

Nous n’avions pas trop les idées claires, jeudi matin, encore tout groggys de cette situation de confinement inédite. Malgré tout, le boulot continue et nous avons une offre émergente sur laquelle nous avons besoin de travailler à plusieurs. Nous voilà partis, à 8, chacun chez soi, dans un brainstorming préliminaire de 2h…pas préparé, pas facilité, vrai recette pour un désastre. Malgré tout, le résultat a été plus qu’honorable, et même complètement exploitable. Mais que s’est-il passé ?

Nous avons commencé la session avec 2 outils : Zoom pour la visio, et un board vide Miro car on s’est dit que ça pourrait être utile. Ensuite Jérôme, qui a lancé l’idée du brainstorming,  nous explique sa problématique. Et c’est parti : ça discute, ça diverge, ça écrit plein de trucs dans le board Miro, sans règle précise. Au bout de 20mn, nos ADN de facilitateurs se réveillent pour constater qu’on a un débit d’à peu près 400 bonnes idées à la minute mais qu’à ce train-là nous n’allons rien sortir de concret.

Première question salvatrice : que pouvons-nous livrer de concret dans l’heure et demi qui nous reste ? Nous nous accordons très rapidement sur la production d’un Value Proposition Canvas, parfait pour le sujet que nous avons à traiter. Nous importons un canevas vierge dans notre board Miro : ce sera la structure de notre livrable. A côté, nous importons le mode d’emploi du canevas pour que chacun puisse s’y référer si besoin.

Une zone “bac à sable”, le canevas livrable avec son mode d’emploi à côté

La magie opère  à partir de ce moment-là : une facilitation tournante se met spontanément en place, alternant travail individuel et partage tous ensemble. Miro a l’avantage de montrer en direct ce que chacun fait, ce qui évite de faire un partage d’écran avec l’outil de visio. Cet avantage a malgré tout un revers : difficile de réfléchir lorsque son attention est captée par tout ce qui se passe sur le board. Petite astuce : pendant les temps de réflexion, chacun peut s’octroyer une partie vide du board pour poser ses idées tranquillement, avant de les faire glisser sur le canevas quand c’est le moment des les partager.

Malgré un démarrage plutôt erratique, nous obtenons un résultat très satisfaisant : une première version du Value Proposition Canvas qui nous permet d’aller investiguer une première piste pour notre offre.

En revoyant au ralenti le déroulement de la session de travail, on remarque que la bascule s’est opérée dès le moment où nous nous sommes alignés sur un livrable à produire.

De plus, la forme de ce livrable (un canevas) est très appropriée au travail collectif car elle encourage la vision d’ensemble.

Ensuite, il faut reconnaître que nous  avons pu sauver les meubles grâce à notre expérience de facilitation de sessions collectives. Sans nos réflexes, cette session aurait probablement été assez inefficace. Cela remet en lumière l’importance capitale de la préparation et de l’animation de ce type de session. La distance ne fait que renforcer ce besoin.

Enfin, nous n’avons pas multiplié les outils, mais nous avions à disposition ceux dont nous avions besoin : une solution de vidéoconf fiable et un tableau collaboratif.

Vous me direz que j’enfonce des portes ouvertes et qu’il n’y a rien de très nouveau. C’est vrai ! La conclusion, c’est probablement que pour réussir un atelier de travail collectif à distance il faut surtout, au delà d’outils des outils performants, renforcer les fondamentaux de l’animation de réunion et de la facilitation d’ateliers collectifs.

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